Quieren digitalizar el archivo del Registro Civil

Quieren implementar la digitalización del archivo de actas del Registro Civil Municipal dentro de un plazo máximo de tres años luego de aprobada la ordenanza.

Concejales del bloque de la Unión Cívica Radical proponen la creación del registro en formato virtual de los documentos con el principal objetivo de facilitar el acceso de la sociedad a las actas de nacimiento, casamiento y defunción.

No menos importante es el beneficio económico que podría generar este servicio. En este sentido los ediles consideran que permitiría incrementar los ingresos en un 225%, ya que se lograría satisfacer una demanda de los ciudadanos que se encuentra insatisfecha.

De hecho, actualmente la demanda de actas de nacimientos son aproximadamente 900 por día y solo se entregan 400, por lo tanto se lograría también la eficientización del servicio publico.

Las consecuencias favorables que generaría la digitalización del archivo son muchas, y van desde optimizar los tiempos de búsqueda, ya que permite el acceso más rápido a la información, hasta el ahorro de espacio físico destinado al archivo y la disminución de consecuencias negativas en la salud de los empleados de la dependencia, tales como alergias, o posibles accidentes al tener que maniobrar con libros muy pesados en escaleras.

También se lograría la innovación y el avance tecnológico del Registro Civil, y por ende la disponibilidad de la documentación para ser enviada por nuevas vías, como el e-mail o el fax, y la posibilidad de generar copias de manera más sencilla mediante impresoras, sin tener que acceder al fotocopiado.

Además se lograría la recuperación de los documentos archivados en estado de deterioro, y una mejor preservación y resguardo de los archivos en general a lo largo del tiempo.

En tanto los concejales radicales señalan que la necesidad de este servicio se ve reflejada en la cantidad de gente indocumentada que existe en la actualidad, y las dificultades que esto les generan.

Aseguran que este hecho esta directamente relacionado a los problemas y trabas burocráticas con que se encuentran al momento de realizar los trámites, la demora por parte del estado, y la falta de una infraestructura adecuada desde lo tecnológico.

Por otra parte explican que es importante resguardar documentación valiosa que precisamente por este uso y manipuleo a través de la mano del hombre se deteriora y en muchos otros casos se traspapela, generando una pérdida de documentación insustituible. Al respecto los concejales de la UCR sugieren que en la situación actual existe la posibilidad de que “inescrupulosos la hagan desaparecer con otras intenciones” y luego mencionan como ejemplo “lo que esta sucediendo con los archivos del Registro de la Propiedad de la Provincia”.

Con respecto a los aspectos estrictamente técnicos desde los ediles explican que la digitalización o escaneo de documentos no ofrece mayores dificultades, ya que es un proceso similar a tomar una Fotografía de cada página de la documentación, para luego poder verla en una computadora utilizando un programa específico.

Una vez que la documentación ya está digitalizada, es posible obtener copias en papel, con la calidad de una fotocopia, simplemente imprimiendo el documento que se necesite.
Explican también que por cada documento digitalizado se cargan en el sistema los datos necesarios para poder identificarlo (índices), lo que permitirá realizar una  búsqueda rápida y eficiente, encontrando el documento buscado en segundos, simplemente presionando un botón.

Finalmente los concejales aclaran que es posible escanear todo tipo de documentación en soporte papel, no importa el estado en que esté, así como la forma en que esté archivada (hojas sueltas, libros, libros rubricados, carpetas, anillados, etc.), ya que el mercado dispone de distintos tipos de escaners para poder resolver cada caso en particular.